Berlin: Softwareprogrammierung - Datenbank für Kurier- und Logistikunternehmen (beendet)

Softwareprogrammierung - Datenbank für Kurier- und Logistikunternehmen

Softwareanforderungen und Funktionalitäten für eine neue Kurier- und Logistik-Software Es soll eine neue Kurier- und Logistiksoftware zur Anwendung innerhalb eines Franchisesystemes in Auftrag gegeben werden. Nachfolgend geben wir einen Kurzüberblick über die gewünschten Module und Funktionalitäten: 1.Filialverwaltung - Software soll filialfähig sein, wobei zwischen selbständigen Franchisebetrieben (mit lokaler Fakturierung) und unselbständigen Zweigniederlassungen (zentrales Rechnungswesen) unterschieden werden soll - sämtliche Stammdaten, Steuernummern, MwSt.-Sätze und Währungen müssen hinterlegt werden können 2.Kundenstammdaten - müssen alle wesentlichen Angaben enthalten: Kd.-Nummer, Firmierung, unterschiedliche Ansprechpartner mit Rufnummern und Email-Adressen, Zugehörigkeit zu einer Preiszone, Tarife für unterschiedliche Produkte, Zahlungsart und -ziele und Mahnungsstammdaten, Auftragshistorie, betreuenden Vertriebsmitarbeiter (für Provisionsabrechnung), verschiedene Bemerkungsfelder und VIP-Status, die in der Auftragsannahme- und Dispositionsmaske sichtbar werden sollen, Kundenzahlungsziele, Rechnungsspezifische Zuschläge für Diesel, Maut, Porti/Papiere - Möglichkeit der Hinterlegung von Angeboten im PDF-Format - Hinterlegung regelmäßiger fester Transporte als Vorlagen 3.Auftragserfassung - es geht generell um die Erfassung von Kurier-, Overnight,- Logistik- und Sammelgutaufträgen, folgende Daten müssen erfaßt werden: - Absender und Empfänger (Name, Anschrift, Telefonnummer), eventuell mehrere Empfänger - Auftraggeber und Zahler - Serviceart (offene Definition von Servicearten – derzeit 7) - Fahrzeugtyp - Bescheibung der Ware (Anzahl Packstücke, Maße, Gewicht) - Kennzeichnung: Stadt, Umland, Fern, International - mehrere Preisfelder: Grundpreis, Zuschläge frei definierbar aber auch mit mehreren voreingestellten Auswahlfeldern, Umsatzsteuerfreie Preisfelder (für Auslagen etc.) - Unternehmer (Fahrer) - Preisanteil fahrender Unternehmer (als Festbetrag oder prozentual vom Auftragswert) 4.Auftragsstati - Aufträge, die nicht sofort zur Vermittlung anstehen, müssen einen Status „Vorbestellung“ erhalten - Sofort zur Vermittlung anstehende Aufträge müssen auf Disposition gesetzt werden - weitere Stati: Vermittelt, Erledigt, Berechnung (erledigte Aufträge werden noch einmal endgültig kontrolliert, ggfs. ergänzt und dann zur Berechnung freigegeben), Archiv (wenn Auftrag bezahlt und somit endgültig abgeschlossen ist) 5.Möglichkeit der Übergabe an Overnightlinienanbieter (KEP AG) - Prüfung der Aufträge durch Eintragen der anteiligen Linien- und Auslieferkosten sowie der Abholkosten durch den Fahrer 6.Erstellen von Sammelausliefertouren und Rollkarten für bestimmte Fahrer - Zusammenfassung von Aufträgen (Anlieferanschriften) auf Rollkarten mit Beeinflussung der Auslieferreihenfolge und Zuteilung an bestimmte Unternehmer manuell oder durch Scannung der an den Fahrer übergebenen Sendungen, Preisvergabe für diese Auslieferungen 7.Festtouren - regelmäßig wiederkehrende Festtransporte, die an bestimmten Wochentagen zu bestimmten Zeiten für bestimmte Kunden stattfinden und automatisiert in die Auftragsdisposition gestellt werden 8.Fahrerstammdaten - hier werden alle relevanten Fahrerdaten (Transportunternehmer) verwaltet: Adresse, Steuernummer, Vertragsbeginn, Vertragsdaten (Provisionshöhe, Kautionen, sonstige Leistungen) - Funknummer mit Verwaltung mobiler Endgeräte (Funkgeräte, PDA´s, Blackberry o.ä. 9.Preislisten - Es müssen Standardpreislisten nach Zonen (Stadtbezirk zu Stadtbezirk) + Zuschläge für große Fahrzeuge, km- Tarife für Ferntouren, Overnighttarife (Grundpreis, Zuschläge für Termine, Gewichtszuschläge und ähnliches), km- Tarife für Umlandtransporte zzgl. Anfahrtspauschale hinterlegt werden können - Lernfähigkeit von Strecken Zone zu Orten in Umland oder auf Ferntouren (pauschalierte Strecken) - Zonenliste nach PLZ notwendig, eine PLZ kann mitunter mehreren Zonen zugeordnet sein 10.Internetanbindung - Kunden sollen Online mit Passwortzugang Aufträge erteilen können, für diese Aufträge sollen Frachtbriefe (mit Barcode) beim Kunden und Versandlisten erstellt werden können - Zugriff des Franchisegebers auf alle Filialen - Mobiler Zugriff mit Notebook von unterwegs 11.Standplatzregelung - Fahrer sollen sich auf bestimmten Standplätzen (definierte Gebiete) freimelden können, so daß hier eine teilautomatisierte Auftragsvergabe erfolgen kann 12.Auftragsübermittlung an mobile Endgeräte (Scanner, PDA´s, Blackberry o.ä.) - Aufträge sollen an mobile Endgeräte per E-Mail übertragen werden können, mit dem Endgerät muß eine Bestätigung erzeugt werden können, die den erfolgreichen Versand des Auftrages dokumentiert und automatisiert überprüft. Die einzelnen Stati der Aufträge müssen durch die Endgeräte im System aktualisiert werden können. - Mit Hilfe von Scannern sollen diese Aktualisierungsvorgänge erleichtert werden. 13.Sendungsverfolgung im Internet für Kunden. - die Stati sollen für den Kunden im Internet mit Uhrzeit sichtbar gemacht werden. - ggfs. Sendungsverfolgung unter Einbeziehung von GPS-Daten 14.Faktura - Rechnungen aller unter dem Status Berechnung abgelegten Belege sollen zentral für eigene unselbständige Filialen bzw. dezentral von den Franchisefilialen erzeugt werden können. - Ausweis von Skonti - frei definierbare Zuschläge (Maut, Porti/Papiere, Diesel) - unterschiedliche Rechnungsintervalle für Kunden die täglich, wöchentlich, 14- tägig oder monatlich ihre Rechnungen erhalten - Einzelrechnung muß für Kunden möglich sein, die für jeden Auftrag eine separate Rechnung benötigen - interne Rechnungen für Barzahlungskunden - Erstellung von Gutschriften bei fehlerhafter Faktura für einzelne Aufträge bzw. für komplette Rechnungen, mit der Möglichkeit der Nachbearbeitung und erneuten Fakturierung des (der) Auftrages oder Storno des (der) Auftrages - Erstellung filialbezogener Rechnungsausgangsbücher unter Ausweis der Nettorechnungs- und gutschriftsbeträge, Umsatzsteuerbeträge und Bruttobeträge 15.OP-Verwaltung - Offene Posten Verwaltung mit der Möglichkeit mehrere Teilbuchungen für eine Rechnungs vorzunehmen (bei Teilzahlung) - automatisierte Gegenbuchung von Gutschriften - Ausbuchungen mit Vermerk im Rechnungsausgangsbuch als negativem Rechnungsbetrag bei Nichtdurchsetzbarkeit von Forderungen - Sperrvermerk für schlechte Zahler - Mahnungen mit verschiedenen Mahnstufen und variablen Mahntexten und variablen Mahngebühren unter Berücksichtigung kundenspezifischer Zahlungsziele - Datev-Schnittstelle 16.Fahrergutschriften - werden von der Filiale erstellt, die den jeweiligen Fahrer / Unternehmer unter Vertrag genommen hat - es werden nur Umsätze gutgeschrieben, die schon an den Kunden fakturiert sind - werden Kundengutschriften gemacht, so müssen die Beträge dem Unternehmer wieder belastet werden - Fahrergutschriften bestehen aus vier großen Blocks folgenden Inhaltes: 1. Gutschrift provisionsfreier Umsätze von nicht vertragschließenden, eigenständigen Franchisefilialen (Preisanteil gemäß Punkt 3) - Gutschrift von Auslagen (steuerfrei und provisionsfrei) 2. Gutschrift provisionspflichtiger Umsätze der Filiale, die den Vertrag mit dem Unternehmer geschlossen hat (unselbständige Zweigniederlasungen einer Gesellschaft werden zusammengefaßt) (Preisanteil gemäß Punkt 3) 3. Abzug von Rechnungspositionen steuerpflichtig (Provision, Verwaltungsgebühren, Funkgebühren oder sonstiges) 4. Abzug steuerfreier Beträge (Kautionen, Schadenersatzansprüche, Abschlagszahlungen) 17.Clearinghouse - Ausgleich von Beträgen, die filialübergreifende Leistungen betreffen a) Unternehmer aus Filiale A erhält Auftrag von Filiale B – Filiale B erhält Belastung, Filiale A Gutschrift, der Betrag wird dem Unternehmer (Fahrergutschrift) gutgeschrieben (steuerpflichtig) b) Filiale A erbringt Leistungen für Filiale B – eine Belastung wird zu Lasten Filiale B in Form eines besonderen Auftrages (Zahler nicht Kunde sondern Systempartner) erstellt, Filiale A erhält Gutschrift (steuerpflichtig) c) Filiale A kassiert Nachnahmebetrag für Filiale B – Filiale A wird belastet, Filiale B erhält Gutschrift (steuerfrei) d) Clearinghouse soll erweiterungsfähig für gegebenenfalls entstehende Linienverkehre sein, anteilige Belastung von Linienkosten für über das Liniensystem abgewickelte Aufträge (steuerpflichtig) e) bei Abwicklung von Aufträgen über das Liniensystem Belastung der auftraggebenden Filiale mit Auslieferkosten der ausliefernden Filiale (steuerpflichtig) f) für alle Positionen (a bis e) Berechnung einer Clearinggebühr (prozentual vom Umsatz zu Lasten des jeweiligen Auftraggebers) (steuerpflichtig) g) Franchise- und franchiseähnliche Gebühren (steuerpflichtig) 18.Statistiken - Fahrergutschriftsstatistik unter Berücksichtigung der Gutschriftsbeträge und gegengebuchten Rechnungsbeträge detailliert nach Leistungsarten - Provisionsauswertung Vertriebsmitarbeiter (Margenberechnung für Kunden unter Berücksichtigung Skonti und Nachlässe) - Auswertung Aufträge mit abweichendem Preisanteil für Unternehmer - Auftragsstatistik nach Anteil der Aufträge bestimmter Servicearten in absoluten Zahlen (Auftragsanzahl und Auftragssummen) und prozentualen Werten im Verhältnis zum Gesamtumsatz (Kundenrabatte in Abzug bringen) - Qualitätsstatistik (durchschnittliche Zeiten bis zur Vermittlung, Abholung und Erledigung von Direkt- und Standardaufträgen), Suche nach Aufträgen mit besonders langen Servicezeiten - Kundenstatistik – Auftrags- und Umsatzentwicklung von Kunden (Monatsübersicht über 12 Monate) mit Veränderung in % bezogen auf die letzten zwei vollen Monate der Auswertung, Sortierung nach diesen %- Werten - Mitarbeiterstatistik (wer nimmt wie viele Aufträge an, Anzahl an Stornos bei den Aufträgen eines Mitarbeiters) - Overnightstatistik – Margenübersicht Umsatz abzgl. Kosten für Linie, Auslieferung und Abholung sowie Kundenrabatte 19.Mitarbeiterstammdaten + Berechtigungen - Berechtigungsstruktur für alle wesentlichen Module, insbesondere zwischen den Filialen Auftragsvergabe erfolgt nach Erstellung eines detaillierten Pflichtenheftes, Referenzen erwünscht
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