Für Handwerksunternehmer gibt es wichtige GoBd-Neuregelungen
Ratgeber

Buchhaltung: Wichtige GoBd-Neuregelungen fürs Handwerk

Autor:
Redaktion

Im Zuge der Digitalisierung hat das Bundesfinanzministerium die GoBDs überarbeitet. Auch für Handwerksunternehmer gibt es wichtige Neuregelungen.

Das BFM hat die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff überarbeitet. Es gibt einige wichtige Neuregelungen für Handwerksbetriebe. Es ist ratsam darüber Bescheid zu wissen, denn wenn eine Betriebsprüfung ansteht und ein Mangel in der Buchhaltung festgestellt wird, kann es teuer werden. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat die wichtigsten Punkte für Handwerksbetriebe zusammengefasst:

Neuerung bei der Buchführung und Aufzeichnung für die Finanzverwaltung

Kleinstunternehmen, mit Jahresumsatz unter 17.500 Euro, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, werden regelmäßig auf ihre Unternehmensgröße hin bewertet werden, wenn es um die Anforderungen an die Aufzeichnungen der GoBD geht (Randziffer 15).

Unternehmer sind immer für die Lesbarkeit der Buchhaltungsunterlagen verantwortlich

Eine Ergänzung fand auch in Bezug auf das Datenverarbeitungssystem (DV-System), deren Haupt-, Vor-, Neben- und Schnittstellen statt: Die Buchhaltungsdaten müssen nicht auf einer eigenen Hardware gespeichert sein. Befinden sie sich aber in einer Cloud oder auf einem fremden Server, hat der Unternehmer dafür zu sorgen, dass sich seine Buchhaltungsunterlagen während der sechs bis zehnjährigen Aufbewahrungsfristen gut lesen lassen.

Richtigkeit und Vollständigkeit der Unterlagen

Die Richtigkeit ist in Randziffer 50 geregelt. Es geht um Geschäftsvorfälle, die bei der Erstellung der Bücher oder vergleichbarer Aufzeichnungen nur periodenweise gebucht werden. Dies ist erlaubt, wenn die Geschäftsvorfälle vorher zeitnah in Grundbüchern festgehalten werden und sichergestellt ist, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen.

Die Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle muss gewährleistet sein und zeitnah muss eine Zuordnung erfolgen.

Ordnung der Geschäftsvorfälle

In Hinsicht auf die Ordnung der Geschäftsvorfälle bei nicht getrennter Verbuchung von barem und EC- sowie Kreditkartenzahlung (Randziffer 55), gibt es keine pauschale Beanstandung, wenn sie im Tagesgeschäft kurzzeitig gemeinsam über die Kasse erfasst werden.

Die ursprünglich im Kassenbuch erfassen unbaren EC- und Kreditkarten-Tagesumsätze sind aber gesondert kenntlich zu machen und zeitnah sowie nachvollziehbar wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto umzubuchen. Die Kassensturzfähigkeit der Kasse muss weiterhin gegeben sein.

Belege müssen jederzeit nachprüfbar sein

Bei der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf einem Papierbeleg erforderlich. Der Steuerpflichtige muss sicherstellen, dass die Geschäftsvorfälle auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit progressiv und retrograd nachprüfbar sind. Korrektur oder Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung zurückführbar sein (Randziffer 64).

Aufbereitung der Buchungsbelege muss erfassungsgerecht sein

In Randziffer 76 ist die erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege festgelegt. Die Ausführungen wurden erweitert: Wenn neben bildhaften Urschriften auch elektronische Meldungen und Datensätze ausgestellt werden, dann ist die Aufbewahrung der tatsächlich weiterverarbeiteten Formate ausreichend.

Das Format mit der höchsten maschinellen Auswertbarkeit und sein vollständiger Dateninhalt erfüllt die Belegfunktion und muss mit seinem vollständigen Inhalt gespeichert werden. Im anderen Fall sind beide Formate aufzubewahren.

Mobile bildliche Erfassung

Bei der elektronischen Aufbewahrung gibt es Ergänzungen zur mobilen bildlichen Erfassung: Die bildliche Erfassung ist mit Smartphone, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen durchführbar. Auch wenn sich das mobile Gerät im Ausland befindet und die Belege im Ausland entstanden oder empfangen wurden (Randziffer 130 ff.).

Aufbewahrungspflichten bei Konvertierung der Unterlagen

Werden aufbewahrungspflichtige Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format umgewandelt (konvertiert), müssen beide Versionen archiviert werden (Randziffer 135). Die Aufbewahrung der konvertierten Fassung ist ausreichend, wenn die Veränderung das bildliche oder inhaltliche nicht betrifft und keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen.

Eine Verfahrensdokumentation muss erstellt sein und die maschinelle Auswertbarkeit sowie der Datenzugriff durch die Finanzbehörde darf dadurch nicht eingeschränkt sein.

Datenzugriff durch die Finanzbehörde

Die Entscheidung wie die Finanzbehörde auf die Daten zugreift, ist den Finanzbehörden freigestellt. Änderung: Sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktionssystem ausreichend, wenn nach Ablauf des sechsten Kalenderjahres, folgend auf die Umstellung, nur noch der Z3-Zugriff (auswertbare CD mit Buchhaltungsdaten) zur Verfügung gestellt wird (Randziffer 164).

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