Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?
Ratgeber

Forderungsmanagement: Offene Rechnungen vermeiden

Autor:
Redaktion

Nahezu jeder Handwerksbetrieb muss damit leben, dass ein Teil der Kunden zu spät oder gar nicht zahlt. Wie soll der Unternehmer damit umgehen?

Um in Zukunft besser an das Geld für die geleistete Arbeit zu kommen, gibt es einiges zu beachten. Auch steuerlich hat das Folgen, wenn der Kunde erst verspätet oder gar nicht zahlt. Was tut man, wenn auch die dritte Mahnung erfolglos bleibt?

Handwerksbetriebe müssen gutes Forderungsmanagement betreiben

Handwerker müssen ein gutes Forderungsmanagement betreiben, wenn sie für die geleistete Arbeit zügig ihr Geld bekommen wollen. Es ist wichtig mit der Rechnungsstellung nicht zu lange zu warten. Ebenfalls ist ein konkretes Zahlungsziel mit Datum wichtig, damit der Kunde eine Orientierung hat, ab wann er sich im Zahlungsverzug befindet.

Geht das Geld innerhalb der gesetzten Frist nicht ein, heißt es sofort aktiv zu werden. Rein rechtlich gesehen ist nicht mal eine Mahnung notwendig, sobald der Kunde im Verzug ist. Der Handwerker könnte die Unterlagen sofort einem Anwalt übergeben und der Kunde müsste die Kosten tragen. Menschlich gesehen ist ein solches Vorgehen natürlich nicht ratsam.

Ein Erinnerungs- oder Mahnschreiben ist zunächst sinnvoll. Am besten freundlich und aufgeschlossen, denn es kann immer passieren, dass eine Rechnung unabsichtlich vergessen wird. Auch hier ist Datum und Rechnungsnummer der offenen Rechnung wichtig, ebenso der Rechnungsbetrag und die Frist mit konkretem Datum zum Ausgleich (höchstens vier Wochen).

Mahnschreiben – wie viele müssen verschickt werden?

Zahlt der Kunde nicht, kann der Unternehmer eine Mahnung in schärferer Version schicken. Mehr als zwei Mahnungen sind aber nicht notwendig. Es lohnt sich, im zweiten Schreiben das weitere Vorgehen zu erläutern. 

Im nächsten Schritt kann ein Inkasso-Unternehmen beauftragt oder ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt werden.

Warum zahlt der Kunde die Rechnung nicht?

Bevor weitere Schritte eingeleitet werden, ist es immer wichtig herauszufinden, warum der Kunde nicht zahlt.

Ist der Kunde beispielsweise unzufrieden mit der Arbeit und die Zahlung bleibt deshalb aus, hilft auch eine Mahnung nicht. Forderungsmanagement hängt eng mit dem Qualitäts- und Beschwerdemanagement zusammen. Es ist sinnvoll mit dem Kunden zu sprechen und seine Beweggründe anzuhören.

Hat der Kunde einen finanziellen Engpass und zahlt deshalb nicht, hilft ein Gespräch und das Angebot einer Ratenzahlung. Wichtig ist dann darauf zu achten, dass die erste Rate auch wirklich kommt. Es sollte nicht bei einer reinen Absichtsbekundung bleiben.

Wie treibt man offene Rechnungen ein?

Wer sich für einen Mahnantrag entscheidet, kann diesen online ausfüllen. Dazu braucht man keinen Rechtsanwalt, aber man muss sorgfältig vorgehen. Denn ohne genaue Angaben zum Schuldner kann das Gericht den Mahnbescheid nicht zustellen.

Auch ein Inkassobüro kann helfen, die Forderungen einzutreiben. Davor haben die meisten Kunden Respekt. Wichtig ist aber, dass es sich um ein seriöses Inkassobüro handelt, es muss eine Mitgliedschaft im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen nachweisen können.

Eine andere Möglichkeit, um Forderungen einzutreiben ist, die offenen Forderungen an Factoring-Institute zu verkaufen. Je nach Vereinbarung erhält der Auftraggeber dann sofort 60 bis 80 Prozent der ausstehenden Summe. Den Rest abzüglich der Gebühren bei Zahlungseingang.

Steuerrechtlich gibt es bei bilanzierenden Unternehmen einige Dinge zu beachten

Für bilanzierende Unternehmen und Einnahmen-Überschussrechner ist der Forderungsausfall schlecht, aber nur bei bilanzierenden Unternehmen sind ertragssteuerliche Besonderheiten zu beachten, wenn der Zahlungseingang ausbleibt.

Ein ständiger Kassensturz ist für das Unternehmen wichtig, um die Forderungen und deren Geldeingang zu beurteilen. Ist die Forderung uneinbringlich, darf der Wert berichtigt werden.

Nachweise über die Uneinbringlichkeit sind sorgfältig bei den Steuerunterlagen aufzubewahren.

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