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Ratgeber
Schlechte Zahlungsmoral Ihrer Kunden: Das können Sie tun – Rechnungen richtig stellen
Autor: Matthias Niebuhr
Seit Jahren erlebt Deutschland eine konjunkturelle Hochphase, die sich auch für Handwerker und Dienstleister in vollen Auftragsbüchern niederschlägt. Dennoch kommt es immer wieder vor, dass Betriebe in eine wirtschaftliche Notlage geraten, weil die Auftraggeber ihre Rechnungen nicht oder verspätet zahlen. In unserer vierteiligen Ratgeberserie erklärt Ihnen MyHammer Rechtsanwalt Matthias Niebuhr, worauf im Umgang mit zahlungsunwilligen Kunden zu achten ist und welche Möglichkeiten und Pflichten Sie als Unternehmer haben – heute im ersten Teil:
So stellen Sie Rechnungen richtig
Gerade kleinere Betriebe machen hier oft Fehler, obwohl die rechtzeitige und korrekte Rechnungstellung eine wesentliche Stellschraube für die schnelle und vollständige Zahlung der Leistung ist.
Rechnen Sie Ihre Leistung zügig ab
Viele Betriebe erbringen gute Arbeit, schieben aber den lästigen Bürokram und damit auch die Rechnungstellung vor sich her. Dieses Vorgehen kann sich als Fehler erweisen, denn je länger die Rechnung wartet, desto größer ist das Risiko, dass Ihr Auftraggeber nicht mehr zahlen kann.
Erstellen Sie prüffähige Rechnungen
Es ist für alle Beteiligten vorteilhaft, wenn eine Rechnung aus sich heraus "prüffähig" ist. Das ist der Fall, wenn der von Ihnen erbrachte Leistungsumfang anhand der Rechnungspositionen nachvollzogen werden kann. Häufig können Sie Nachfragen und Streit bereits so einfach umgehen. In einigen Fällen ist die Prüffähigkeit sogar die Voraussetzung dafür, dass Sie Ihre Vergütung überhaupt fordern können, nämlich wenn der Auftraggeber und Sie die Geltung der VOB/B vereinbart haben.
Vereinbaren Sie Vorschuss-, Zwischen- bzw. Abschlagsrechnungen
Gerade bei umfangreichen Projekten gehen Sie in Vorleistung, etwa wenn Sie Material einkaufen oder über längere Zeit Ihre Arbeiten ausführen. Hier empfiehlt es sich, die Leistungen schrittweise abzurechnen. Sprechen Sie mit Ihrem Auftraggeber darüber unter welchen Voraussetzungen das Geld gezahlt werden kann. Auch hier bieten sich Zwischenabnahmen als Zahlungstermine an.
Weitere Tipps vom MyHammer Rechtsanwalt Matthias Niebuhr in unserer Serie:
Wie sieht eine richtige Rechnung aus?
Der Gesetzgeber hat im § 14 Abs. 4 UStG für Ihre Rechnungen sehr genaue Vorgaben gemacht. Eine Rechnung muss insbesondere enthalten:
- Name und vollständige Anschrift Ihres Betriebes und des Leistungsempfängers
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Rechnungsdatum
- fortlaufende eindeutige Rechnungsnummer
- Leistungsdatum oder -zeitraum
- Umfang und Art der Leistung
- Bereits erhaltene Teilzahlungen
- Etwaige Abzüge, z.B. Skontobeträge
- den anzuwendenden Umsatzsteuersatz (meist 19 %). Wenn Sie von (z.B. als Kleinunternehmer) von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen Sie einen Hinweis auf Ihre Befreiung geben.
Für die meisten Handwerksleistungen müssen Sie außerdem einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers geben. Klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater, ob Sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten.
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