Eine korrekte Rechnung richtet sich nach sehr genauen Vorgaben. Das macht es für Kunden und Handwerker einfacher.
Ratgeber

So stellen Sie Ihre Rechnung richtig

Autor:
Redaktion

Fehlerhafte Rechnungen können Handwerksbetriebe schnell vor große Probleme stellen. Dabei lassen sich typische Fehler in der Regel sehr einfach vermeiden.

Seit Jahren erlebt Deutschland eine konjunkturelle Hochphase, die sich auch für viele Handwerker und Dienstleister in vollen Auftragsbüchern niederschlägt. Dennoch kommt es vor, dass Betriebe in eine wirtschaftliche Notlage geraten, weil Auftraggeber ihre Rechnungen nicht oder verspätet zahlen. Dabei fällt allerdings – gerade mit Blick auf kleinere Unternehmen – auf, dass bereits bei der Rechnungsstellung häufig Fehler gemacht werden, die sich leicht vermeiden lassen. An welchen Stellen in diesem Zusammenhang die typischen Fehlerquellen lauern und was eine korrekte Rechnung enthalten muss, erklärt MyHammer-Rechtsanwalt Matthias Niebuhr.

„Die korrekte Rechnungsstellung ist eine wesentliche Stellschraube für die schnelle und vollständige Zahlung der Leistung“, macht Niebuhr deutlich. „Viele Handwerksbetriebe erbringen gute Arbeit, schieben aber gern mal den lästigen Bürokram und damit auch das Rechnungsthema vor sich her. Dieses Vorgehen kann sich als Fehler erweisen, denn je mehr Verzögerung ins Spiel kommt, desto größer ist das Risiko, dass Aufraggeber nicht mehr zahlen können“, so Niebuhr. 

Wie sieht eine richtige Rechnung aus?

Für Rechnungen hat der Gesetzgeber im Umsatzsteuergesetz (UStG) sehr genaue Vorgaben gemacht. Enthalten muss eine Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG insbesondere

  • den Namen und die vollständige Anschrift des Betriebes und des Leistungsempfängers
  • die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID
  • das Rechnungsdatum
  • eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
  • das Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum
  • die Art und den Umfang der Leistung(en)
  • bereits erhaltene Teilzahlungen
  • etwaige Abzüge, zum Beispiel Skontobeträge
  • den anzuwendenden Umsatzsteuersatz (meist 19 Prozent), bei der Befreiung von der Umsatzsteuer (zum Beispiel als Kleinunternehmer) muss ein Hinweis auf die Befreiung gegeben werden

Für die meisten Handwerksleistungen muss zudem ein Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers gegeben werden. Handwerker und Dienstleister sollten daher am besten mit ihrem Steuerberater prüfen, ob alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Prüffähige Rechnungen erstellen

Für alle Beteiligten ist es vorteilhaft, wenn eine Rechnung aus sich heraus „prüffähig“ ist. „Das ist der Fall, wenn der erbrachte Leistungsumfang anhand der Rechnungspositionen klar nachvollzogen werden kann“, betont Niebuhr. „Häufig können Nachfragen und möglicher Streit so bereits einfach umgangen werden.“ In einigen Fällen ist die Prüffähigkeit sogar die Voraussetzung dafür, dass eine Vergütung überhaupt gefordert werden kann, nämlich wenn Unternehmer und Auftraggeber die Geltung der „Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen“ (VOB/B) vereinbart haben.

Vorschuss-, Zwischen und Abschlagsrechnungen vereinbaren

„Gerade bei umfangreicheren Projekten gehen Handwerker oft in Vorleistung, etwa beim Materialeinkauf oder wenn Arbeiten über eine längere Zeit ausgeführt werden“, verdeutlicht Niebuhr. „In solchen Fällen ist es ratsam, die Leistungen schrittweise abzurechnen. Hier ist es wichtig, sich bereits vorab mit dem Auftraggeber zu verständigen, unter welchen Voraussetzungen das Geld gezahlt werden kann. Beispielsweise bieten sich Zwischenabnahmen als Zahlungstermine an.“

MyHammer Rechtsanwalt Matthias Niebuhr spricht in einem Interview mit dem Handwerker Radio über das Stellen von Rechnungen: Rechnungen richtig stellen - Interview zum Nachhören.

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