Eine Steuerprüfung kommt meist unerwartet
Ratgeber

Stressfrei zur Steuerprüfung!

Autor:
Redaktion

Eine Steuerprüfung (oder auch Betriebsprüfung) ist unbeliebt, denn Sie kostet Zeit und Nerven. Sie wird vom Finanzamt durchgeführt und kann jedes Unternehmen treffen.

Ziel ist es, Steuerausfälle oder starke Umsatzschwankungen nachzuvollziehen. Mit der richtigen Vorbereitung ist eine Steuerprüfung allerdings gar nicht so schlimm. Wer eine vollständige Buchführung hat, der muss keinerlei Bedenken haben. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf zu achten ist.

Die Steuerprüfung kommt meist unerwartet

Meist kommt die Steuerprüfung unerwartet. Die Anordnung erfolgt nicht selten per Zufallsverfahren. Ein konkreter Betrugsverdacht muss nicht vorliegen. Es gibt also keinen Grund zur Sorge. Das Ziel der Prüfung ist es, eventuelle Lücken oder Auffälligkeiten zu prüfen, die sich z.B. in der Umsatzentwicklung zeigen.

Wenn das Schreiben eintrifft und wie du dich vorbereitest

Wer auf dem Steuerbescheid den Wortlaut „Der Bescheid ist nach § 164 AO vorläufig“ liest, dem könnte eine Steuerprüfung bevorstehen. Meist werden durch einen Steuerprüfer die Unterlagen der letzten 3 Jahre geprüft.

Sobald das Schreiben vom Finanzamt eintrifft, sollte die Rechtsgrundlage geprüft werden. Sind Angaben zum Zeitraum der Steuerprüfung und eine Information über die Rechte und Pflichten während des Ablaufs enthalten? Meist wird ein Termin innerhalb von ein bis vier Wochen vereinbart, wobei der Name des Prüfers bei der Ankündigung noch nicht bekannt sein muss.

Der Termin kann in Ausnahmefällen auch verschoben werden. Ist der Steuerberater z.B. erkrankt, kann eine Terminverschiebung beantragt werden. Denn auch das Finanzamt hat ein Interesse daran, dass das zu prüfende Unternehmen ordentlich vorbereitet ist.

Vor allem werden Belege zum Nachweis über Betriebsausgaben, Kontoauszüge, Gewinnermittlung, Ausgangsrechnungen und eventuelle Fahrtenbücher geprüft. Wenn Sie diese z.B. alle in einer Software ohnehin bereits gesammelt und archiviert haben, ist die Vorbereitung schnell erledigt.

Was die Räumlichkeit angeht, gibt es keine Vorgabe. Die Prüfung sollte aber da stattfinden, wo auch die Unterlagen liegen. Das kann z.B. auch beim Steuerberater sein.

Welche Belege werden genau benötigt?

Belege sind die Nachweise für alle Einzeltransaktionen im geschäftlichen Alltag, egal ob auf Papier oder als digitales Dokument. Sie sind der Kern jeder Finanzbuchhaltung, um nachvollziehbar zu machen, was eingenommen und was ausgegeben wurde. Auch wenn bei einer Steuerprüfung i.d.R. nur die letzten 3 Jahre geprüft werden, gilt für die meisten relevanten Belege die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren, und zwar sowohl für eingehende, als auch für ausgehende Belege.

Eingehende Belege sind die Dokumente von externen Dienstleistern oder Händlern für Waren oder Leistungen, die Sie als Unternehmen bezogen haben. Dazu gehören:

  • Quittungen

  • Eingangsrechnungen

  • Eingangsgutschriften

  • Schecks

  • Handelsbriefe oder auch Steuerbescheide

Die ausgehenden Belege (auch Eigenbelege) wurden von dem Geprüften i.d.R. selbst erstellt. Dazu zählen:

  • Ausgangsrechnungen

  • Ausgangsgutschriften

  • Quittungskopien

  • abgesandte Handelsbriefe

  • Entnahmebelege oder Proforma Rechnungen

  • Lohn- und Gehaltslisten

Auch Belege über Umbuchungen und Stornos können als Eigenbeleg gewertet werden. Wichtig ist, dass jeder Beleg einzigartig und klar ist, um die Geschäftstransaktion nachvollziehbar zu machen.

Was passiert während und nach der Steuerprüfung?

Im Regelfall wird nur das Geschäftskonto im Rahmen der Steuerprüfung geprüft, nicht das private Konto. Daher ist es wichtig geschäftliche und private Aktivitäten auch nachvollziehbar voneinander zu trennen. Bei Kapitalgesellschaften z.B. können, bei ausreichendem Verdacht auf eine Straftat, auch private Konten mitgeprüft werden.
Damit es keine Mißverständnisse gibt, ist es sehr wichtig auf alle Fragen wahrheitsgemäß und nach bestem Wissen zu antworten. Bleiben Unklarheiten offen, kann eine detaillierte Nachforschung erfolgen.  

Die Prüfung endet üblicherweise mit einem Abschlussgespräch, bei dem auch der Steuerberater oder ein Rechtsanwalt hinzugezogen werden darf.

Im besten Fall sind jedoch alle Transaktionen in der Beleg-Software klar nachvollziehbar, sodass keine Fragen offen bleiben. 

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